convert+share 4

Convert+share 4 – optymalizacja środowiska pracy prosta jak nigdy wcześniej

  • Opis

Convert+share 4 – optymalizacja środowiska pracy prosta jak nigdy wcześniej

Zautomatyzowane procesy produkcyjne są dla przemysłu codziennością, niestety sprawa wygląda zupełnie inaczej, jeśli przyjrzymy się bliżej procesom, które każdego dnia zachodzą wewnątrz firm, w których pracujemy. A przecież środowisko biurowe również może zostać zautomatyzowane. Ręczne przetwarzanie ogromnych ilości dokumentów oraz ich duplikowanie wewnątrz biur prowadzi do straty czasu, a co za tym idzie również pieniędzy – na co żadna firma nie może sobie pozwolić. Oprogramowanie convert+share stworzone przez Developa pozwala na skuteczne obcinanie takich właśnie kosztów, oszczędzając czas i reorganizując środowisko obiegu dokumentów, np. poprzez skanowanie bezpośrednio do plików Word lub Excel oraz wysyłanie ich wprost z urządzenia wielofunkcyjnego do folderów w systemie Windows, adresów e-mail, Google Drive, Evernote, Microsoft SharePoint lub systemu elektronicznego obiegu dokumentów Develop store+find.

Prosta edycja zawartości
Nic nie jest bardziej frustrujące niż konieczność wprowadzenia zmian w dokumencie, który otrzymaliśmy w wersji wydrukowanej lub w postaci nieedytowalnego i nieprzeszukiwalnego pliku PDF. Aż do teraz oznaczało to konieczność żmudnego przepisywania dokumentu, co nie tylko zabierało czas, ale również mogło spowodować powstanie potencjalnych błędów. Convert+share umożliwia automatyczne utworzenie pliku Word lub Excel, nad którego poprawnością czuwa niezawodny silnik OCR naszego programu. Nowy moduł odpowiadający za rozpoznawanie tekstu umożliwia również generowanie przeszukiwalnych plików PDF, których zawartość może być kopiowana, a także może podlegać przeszukiwaniu interesujących nas fraz.

Wygoda automatycznego skanowania
Otrzymywane pocztą faktury oraz zamówienia przed ich archiwizacją muszą zostać zeskanowane – w wielu przypadkach krok po kroku i dokument po dokumencie. Convert+share może znacznie przyspieszyć cały proces przez wykorzystanie zintegrowanej funkcjonalności kodów kreskowych. Całość pracy ogranicza się do położenia wcześniej przygotowanego kodu na górze każdego dokumentu, a następnie zeskanowania wszystkich dokumentów razem jako jednego zadania. Oprogramowanie automatycznie dokona separacji skanów i utworzy dla każdego z dokumentów osobny plik o przypisanym formacie i prześle go do odpowiedniego miejsca docelowego. Dzięki takiej obróbce każdy z plików trafi dokładnie tam, gdzie powinien i będzie łatwy do odszukania.

Uproszczona archiwizacja
Zapisywanie dokumentów w systemach opartych na rozwiązaniach przestrzeni danych firmy Google czy też bibliotekach Microsoft SharePoint wymaga najczęściej wykonania szeregu różnych działań (wysyłanie plików na e-mail, otwieranie właściwych bibliotek, zapisywanie plików). Dzięki zastosowaniu naszej aplikacji cały proces można znacznie uprościć – dzieje się tak dzięki możliwości bezpośredniego zapisywania skanowanych plików w systemach takich jak Google Drive, Microsoft SharePoint, SharePoint dla Office 365, Evernote czy standardowych zasobów systemowych Windowsa. Wystarczy wskazać właściwy adres na ekranie urządzenia wielofunkcyjnego. Istnieje również możliwość składowania dokumentów bezpośrednio w systemie elektronicznego obiegu dokumentów store+find opracowanym przez Developa. Takie połączenie programów pozwoli Państwu bez problemu zlokalizować i zarządzać plikami, które są Wam właśnie potrzebne.

Oszczędność czasu przez automatyzację
Istnieje jeszcze jeden sposób na przyspieszenie naszej codziennej pracy – strefowe rozpoznawanie tekstu (strefowy OCR). Żmudne wpisywanie numerów faktur od naszych stałych dostawców czy numerów kont może odejść w przeszłość. Strefowy OCR pozwala na rozpoznanie tekstu w wyznaczonej wcześniej strefie wzorca dokumentu i automatyczne wykorzystanie go w późniejszym przetwarzaniu np. jako nazwy skanowanego pliku.

convert+share

Gotowy na archiwizację cyfrową
Większość elektronicznych systemów archiwizujących, aby zapewnić długotrwałą archiwizację wymaga formatu pliku PDF/A. Wiele urządzeń wielofunkcyjnych niestety nie obsługuje tego formatu. Nie stanowi to jednak problemu dla naszego systemu convert+share, który posiada możliwość skanowania dokumentów do przeszukiwalnych plików PDF/A i automatycznego składowania ich w systemach archiwizujących, takich jak np. store+find.

Niesamowicie prosta obsługa
Rozwiązania programowe wykorzystujące tak dużą ilość rozwiązań są najczęściej niezwykle skomplikowane w instalacji, administracji i użytkowaniu. W porównaniu do konkurencyjnych programów obecnych na rynku convert+share jest niesamowicie łatwy w konfiguracji i użytkowaniu.

Przetestuj nasze rozwiązanie!